Total Cost of Ownership - was kostet mich das?

TCO – oder: was kostet mich das?

Total Cost of Ownership

Der Begriff TCO – Total Cost of Ownership – wird vor allem in der IT Branche angewendet, und dient zur Berechnung der Gesamtkosten eines Projektes. Das schwierigste dabei ist die Bestimmung der Kostenfaktoren. Anhand eines Beispiels werde ich Kosten aufzeigen, die oft übersehen werden und in die Entscheidungsfindung für den Kauf eines Produktes nicht einbezogen werden.

Das wichtigste bei der TCO Berechnung ist die Kenntnis über den Rahmen des Projektes und die Auswirkung auf Fremdsysteme und die weitere Wartung und Entwicklung.

Eine TCO Berechnung kann auf alle Investitionen angewendet werden, und sollte ein wesentlicher Faktor bei Entscheidungen sein. Im folgenden Beispiel wird ersichtlich, dass billig nicht immer billiger ist.

Wirklich billig – oder zumindest preiswert?

Beim Kauf eines Autos wird oft der Kaufpreis als Kostenkriterium angesehen. Die Anschaffungskosten sind jedoch nur ein kleiner Teil der gesamten Kosten. Es kommen noch Wartungskosten bzw. Erhaltungskosten und regelmäßige Unterhaltskosten, sowie Treibstoffkosten hinzu. Somit relativieren sich die Anschaffungskosten.

Autos in unterschiedlichen Preisklassen haben oft auch unterschiedliche Laufleistung, Wiederverkaufswert, Wartungsintervalle, Verschleiß von Teilen, etc. Die Kilometerleistung hat einen wesentlichen Einfluss auf diese zusätzlichen Kosten. Versicherung und Steuern sind statisch und je nach Modell und Größe des Fahrzeugs gestaffelt. Also bestehen Fixkosten durch Steuer, Versicherung und TÜV, die unabhängig von der Nutzung anfallen, sowie variable Kosten für die tatsächlich gefahrenen Kilometer.

Die variablen Kosten richten sich nach Verbrauch: Treibstoff, Reifen-Verschleiß, Bremsen, Kupplung, Km pro Wartungsintervall, und Kosten des Fahrzeugs durch Komplette Laufleistung in Km.

Beispiel Auto:

Kaufpreis: 30.000,- Euro
Gesamt-Kilometerleistung: 300.000 Km
Wartungs-Intervall: 20.000 Km
Durchschnittliche Wartungskosten: 600,- Euro
Reifen-Leistung: 40.000 Km
Kosten pro Reifensatz: 1.200,- Euro
Versicherung pro Jahr: 800,- Euro
Steuer pro Jahr: 600,- Euro
Verbrauch: 5 Liter Diesel

 

Bei 20.000 Km/Jahr kann das Auto theoretisch 15 Jahre gefahren werden. Das Auto wird 15 Wartungseinheiten brauchen, jeweils für 600 Euro = 9.000 Euro. 8 Reifensätze werden gebraucht, insgesamt 9.600 Euro, Versicherung + Steuer = 1.400 * 15 = 21.000 Euro und der Verbrauch bei durchschnittlich 2 Euro/Liter wird mit 15.000 Liter bei 30.000 Euro liegen. Somit kostet das Auto für die nächsten 15 Jahre 30.000 Euro für Anschaffung und 69.600 Euro für die Grundkosten. Größere Reparaturen noch nicht eingerechnet. Das ist mehr als das Dreifache des ursprünglich geplanten Investments. Dennoch lassen sich viele mit 100 Euro Leasing pro Monat fangen. In Wahrheit kosten die Mobilität fast so viel wie ein Haus, wenn man die Kosten auf 30-40 Jahre rechnet (dabei sind die Gesamtkosten für das Haus noch nicht mit einberechnet!).

TCO Berechnung bei IT Projekten

Für IT Projekte gelten dieselben Grundlagen für die Berechnung wie beim oben genannten Beispiel. Ein System besteht aus Software, Hardware, benötigt Wartung von Soft- und Hardware, braucht Strom, Klimatisierung, möglicherweise Änderungen in der Umgebung (stärkere Infrastrukturanbindung wie Netzwerk oder Internetleitung, oder auch erforderlicher Ausbau der Unterbrechungsfreien Stromversorgung – USV – oder eines Notstromaggregats), andere Systeme müssen vielleicht angepasst werden. Es entsteht interner Aufwand und somit Kosten, oft müssen auch Prozesse angepasst oder komplett geändert werden. Dazu kommen noch Risiken wie Fluktuation bei Mitarbeitern, Ausfälle und Störungen im Betrieb, je nach Größe der Produkteinführung und Management, bzw. Qualität und Wissen, Engagement, Erfahrung und Fähigkeiten der beteiligten Personen.

Weitere nicht messbare Faktoren müssen monetär bewertet werden. Oft wird die Meinung vertreten, dass “das interne Leute machen, die sowieso da sind”. Dass diese internen Mitarbeiter irgendwann die Last der vielen einzelnen Systeme nicht mehr tragen können und das interne IT Team zu wachsen beginnt, wird dabei oft übersehen. Und spätestens dann sprechen wir von dauerhaften Kosten. Manchmal ist auch Expertenwissen für den Betrieb eines neuen Systems erforderlich, was einen sofortigen Zuwachs der internen IT bedeuten kann  – oder zumindest für Ausbildungskosten, wenn Mitarbeiter mit den entsprechenden Fähigkeiten noch freie Kapazitäten haben.

Wenn durch sechs neu eingeführte Programme insgesamt ein neuer Mitarbeiter benötigt wird, müssen die Kosten für diesen Mitarbeiter (rund 50.000 bis 70.000 Euro pro Jahr, durchschnittlich 60.000 Euro) auf die Laufzeit berechnet und durch den Wartungsaufwand pro Anwendung geteilt werden. Bei gleichem Wartungsaufwand pro System und einer Laufzeit von fünf Jahren bedeutet das für die TCO Berechnung 50.000 Euro pro Softwarepaket.

Es ergeben sich:

  • Anschaffung Software
  • Anschaffung Hardware
  • Wartungskosten für Soft- und Hardware
  • Möglicherweise Nutzungslizenzen pro Mitarbeiter
  • Stromkosten
  • Platz im Serverraum
  • Betriebskosten des Serverraums, anteilig
  • Beratungskosten
  • Einführungskosten
  • Interne Aufwände
  • Mitarbeiterkosten
  • Backup-Kosten
  • Schulungskosten
  • Release-Wechsel
  • Laufende Lizenzkosten
  • Ausbau und Erweiterung

Somit kann eine Wartungsintensive Software mit hohem Ressourcenverbrauch sehr teuer kommen. Selbst wenn die Software gratis ist, besteht der Großteil der Kosten. Umkehrschluss: Nicht durch Lizenzkosten oder einen scheinbar hohen Kaufpreis abschrecken lassen, wenn durch die Anschaffung dieser Software Wartungsaufwand minimiert und somit effektiv Kosten gespart werden können. Aber dazu mehr in meinem nächsten Blog “ROI – Return On Investment – oder: wie das Geld zurück kommt”.

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